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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法:電子取引に関する最低限の対応(システム対応なし)

今日も電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話です。

今回は、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【電子取引関係】をもとに、電子取引の取引データを保存する際に求められる最低限の対応について書きます。

0. この記事のポイント

電子取引のデータ保存には一定の要件があります。これを最低限の対応で満たそうとする場合、まずは「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成しておき、さらに、電子データ(PDFなど)を受け取った都度、(「取引年月日等」・「取引金額」・「取引先」で)検索できるようなファイル名を付けておけば、一応セーフなんじゃないかと思います。

 

 

1. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存

2022年(令和4年)1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、データのまま保存する必要があります(そのデータを出力した書面等の保存は不可)。

しかも、データの保存にあたっては、以下の3つの要件を満たす必要があります(自社開発のプログラムを使用しない場合)。

  • 改竄防止措置
  • 見読可能装置の備付け等
  • 検索機能の確保
  • このあたりは以下の記事にまとめました。

     

    2. 想定:妻と2人で事業を営んでいる個人事業主

    ただでさえ忙しいのに、こんなつまらないことに付き合ってられないという企業も多いと思います。

    では、必要最低限の対応で、上記の要件を満たすためには、どういう対応が考えられるでしょうか?

    これに関して、国税庁のQ&A(一問一答)には、以下のQがあります。

    妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

    妻と2人で事業を営んでいる個人事業主の方が、国税庁の資料を熟読する確率は低そうですが、これに対する回答が国税庁の考えるミニマムの対応と言ってもいいんじゃないでしょうか。

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    3. 国税庁が想定している最低限の対応

    国税庁の回答(上記Qに対するA)は、以下の3つを満たすような方法で保存すればよい、というものです。

    (1) 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する(注)
    (2) 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する
    (3) 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける

    (注)税務調査の際に調査官からダウンロードの求めがあった場合には、データの提出が必要。なお、基準期間(2年前)の売上高が1,000万円以下であり、ダウンロードの求めに応じる場合には、(1)の対応は不要

    (注)の詳細は、以下の記事をご参照ください。

     

    以下、具体的に見ていきます。

    4. 検索機能の確保

    上記(1)・(2)は、「検索機能の確保」への対応といえますが、上記(1)の「ファイル名に、規則性をもって内容を表示する」という点については、以下のような例示があります。

    例)2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
    ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

    ちなみに、上記(1)の対応として、こういったファイル名にしておけば、上記(2)の対応として、フォルダを分ける必要はなさそうですが、どういうロジックで(2)も必要なのかは謎です。

    また、これに代えて、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。

    要は、後々検索できるようにしておく必要があるということで、このあたりは、以下の記事をご参照ください。

    電子帳簿保存法(電子取引):エクセル等による検索機能の確保

    5. 改竄防止措置

    また、上記(3)は「改竄防止措置」です。

    そのうち、もっとも対応が簡単な事務処理規程を作成しようということです。ちなみに、国税庁のウェブサイトに規程の記載例があるので、それをちょっと変えるだけで済むと思います。

    このあたりは、以下の記事をご参照頂ければと思います

     

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    6. 最低限の対応まとめ

    必要最低限の対応という意味では、まずは、上記の「訂正削除の防止に関する事務処理の規程」を作成する必要があります。これは基本的に1回きりの対応です。

    基準期間(通常は2年前)の売上高が1,000万円以下であれば、あとは事務処理規程に沿って処理するだけでしょうか(謎のフォルダ分け要請はあるのかもしれませんが)。

    基準期間の売上高が1,000万円を超えていれば、検索機能の確保を満たせるように、ファイル名を工夫したり、索引簿を作成したり、という対応も必要になります。これは1回きりの対応ではなく、日常業務の中に組み込んでいく必要があることなので、ちょっと面倒ですね。

    国税庁のQ&A(一問一答)が想定しているのは、「妻と2人で事業を営んでいる個人事業主」ですが、これで事務処理がめんどくさくなって、夫婦ゲンカにならないことを祈っています。

    ちなみに、必要最低限の対応の手間もかけられないようなら、そもそも電子データのやり取りを無くす、逆DX(?)という手段もありますね。

    今日はここまでです。

    では、では。

    ■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

     

    この記事を書いたのは…
    佐和 周(公認会計士・税理士)
    現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

     

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