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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(電子取引):タイムスタンプ以外の改竄防止措置

消費税のインボイス制度のことを一通り書いたので、また電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話に戻ります。

今回は、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【電子取引関係】をもとに、電子取引の取引データを保存する際に必要になる改竄防止措置の全体像を概観します。

0. この記事のポイント

電子取引のデータ保存に係る要件の1つに改竄防止措置があり、典型的にはタイムスタンプの付与がこれに該当します。ただし、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム等」を利用したり、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を策定したりすれば、タイムスタンプの付与は不要になります。また、各措置の使い分けも可能です。ちなみに、システム対応していなければ、事務処理規程を作成するのが一番ラクです。

 

 

1. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存

2022年(令和4年)1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、データのまま保存する必要があります(そのデータを出力した書面等の保存は不可)。

しかも、データの保存(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等)にあたっては、以下の4つの要件を満たす必要があります。

(1) 改竄防止措置(真実性の確保)
(2) システムの概要書等の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合)
(3) 見読可能装置の備付け等
(4) 検索機能の確保

このあたりは以下の記事にまとめました。

 

2. 改竄防止措置…タイムスタンプは必須ではない

このうち、(1) 改竄防止措置(真実性の確保)については、具体的には以下のいずれかの対応が必要になります。

①タイムスタンプが付与されたデータを受領する
②速やかに(またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付与する
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する
④訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けする

これらの措置のうち、どれを選択するかは自由です。

ということは、タイムスタンプは必須ではないということです。電子帳簿保存法というと、すぐにタイムスタンプ、タイムスタンプ、という感じになりますが、タイムスタンプがなくても全然OKということです。

後で書きますが、上記の改竄防止措置は、複数を使い分けることも可能で、そういう対応を考えているケースも多いんじゃないでしょうか。

ここでは、相対的に対応が楽な③と④について書きたいと思います。

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3. 訂正または削除の履歴の確保の要件を満たしたシステム

③の「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム」や「訂正削除ができないシステム」については、例えば、以下のようなシステムが該当します。

  • 電磁的記録の記録事項を直接に訂正または削除を行った場合には、訂正・削除前の電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除の内容について、記録・保存を行うとともに、事後に検索・閲覧・出力ができるシステム
  • 電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除について、物理的にできない仕様とされているシステム
  • これに当てはまるかどうかは、システムのベンダーさんに確認するのが早いですね。

    例えば、自社のワークフロー・システムがこれに対応していれば、PDFで受け取った請求書をそれに乗せるだけで、改竄防止措置の要件を充足できるということです。業務フローの邪魔にならないという意味で、個人的には、これがベストの対応だと思います。

    ちなみに、国税庁のQ&A(一問一答)では、「他者であるクラウド事業者が提供するクラウドサービスにおいて取引情報をやりとり・保存し、利用者側では訂正削除できない、または訂正削除の履歴(ヴァージョン管理)が全て残るクラウドシステム」が例示されています。

    4. 正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程

    もう1つ、④として、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を整備して、運用するという措置もあります。

    建前上、これで電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保することができるようです。タイムスタンプよりだいぶ緩いですけど(笑)

    国税庁のQ&A(一問一答)では、具体的な規程の内容について、どこまで整備すればデータ改竄等の不正を防ぐことができるのかは、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があるとされています。ただし、規程の例(記載例)が示されているので、それは次回ご紹介します。

    【2021年10月追記】
    以下の記事でご紹介しています。

     

    あと、規程に沿った運用を行うに当たっては、ワークフロー・システム(業務ソフトに内蔵されたワークフロー機能)で運用することとしても差し支えないこととされています。

    なので、現状のワークフローに合うように、規程を作成するということになるんだと思います。

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    5. 複数の改竄防止措置

    上記でも少し触れましたが、電子取引の取引データの保存に際して、上記①~④の複数の改竄防止措置が混在することは認められます。つまり、授受したデータの様態に応じて、改竄防止措置を使い分けても構わないということです。

    ついでに言うと、電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて、複数に分かれていてもOKです(電子データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できることが前提ですが)。

    例えば、取引の相手先ごとに取引データの授受を行うシステムが異なっている場合などは、それぞれのシステムに保存しておけばいいということです。わざわざ一つのシステムに集約して、どれかの改竄防止措置に統一しなくていいってことで。

    今日はここまでです。

    では、では。

    ■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

     

    この記事を書いたのは…
    佐和 周(公認会計士・税理士)
    現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

     

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