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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(電子取引):同一取引の各証憑データは紐付ける必要があるか

今週は、電子帳簿保存法における電子取引の制度のこと(社内研修で頂いたご質問や実際の業務の中で出てきた疑問など)を書いてます。

今回は取引ごとの各証憑データの紐付け(関連付け)について。

1. 証憑書類間の紐付け

紙の場合、証憑書類を保管する際に、案件や取引ごとに一連の書類をまとめて保管することがあると思います。

例えば、1つの案件について、見積書→注文書→請求書みたいな一連の証憑書類を1つにまとめてファイルする感じです。

2. 電子取引の場合の紐付け

こういう書類を電子データでやりとりした場合、電子取引として、データのまま保存する必要があります。

問題は見積書・注文書・請求書の各データについて、それらが1つの案件のものとわかるように、(ファイル名などで)相互に紐づける必要があるかどうかです。

これ、社内研修で営業や購買の人たちと話すと、ほぼ必ずと言っていいほど出てくる質問です。

「電子帳簿保存法では、それは要件になっていません」とお答えてきたわけですが、「でも、調査では、取引や案件ごとに一連の書類の提出を要求されたりするよなあ」というのは引っ掛かっていました。

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3. 答えが見つかりました

この点、『租税研究』の令和3年11月号当局解説っぽいもの(財務省の方と国税庁の方)の質疑応答のところで答えが書いてありました。

シンプルに「制度上、電子帳簿保存法の要件として一連の取引であることを特定することは求められておりませんので、データの保存要件を満たしているかという観点ではそのような紐づけ等は特段必要ありません」ということです。

いや、潔いな。

「各事業者において実務上の必要性・利便性からそういった対応をされることはあるものと思いますが、その有無によって電子帳簿保存法上の判断に影響を与えるということはありません」ということで、すべて分かったうえでの答えなので、これはこれでいいんでしょうね。

詳細は『租税研究』の記事自体をご参照ください。すごくいい記事だと思います。

4. 調査のときはごちゃごちゃするかも

調査のときのことを考えると、調査官の立場からは、ちょっと面倒かもしれませんね。

取引先をキーにして検索はできますが、同一取引先で複数案件あったら、書類の指定はスムーズじゃなさそう。

紙保存だったら、ファイルを借りて見ればいいだけですけど。

まあ、会社側のスタンスとしては、「めんどくさい検索条件満たしてやってねんから、勝手に検索して指定せえや」という感じでいいんでしょうね。

今日はここまでです。

では、では。

■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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