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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(スキャナ保存):スキャン後の書面(紙)の廃棄

今日も電子帳簿保存法におけるスキャナ保存制度のお話です。

今回のテーマは、スキャン後の書面(紙)の廃棄です。

これ、在宅勤務のことを考えると、結構影響が大きなお話だと思います。

1. 令和3年度税制改正後のスキャナ保存制度

令和3年度税制改正後のスキャナ保存制度の大枠については、以下の記事に簡単にまとめました。

電子帳簿保存法:スキャナ保存制度の概要と令和3年度税制改正

一言でいうと、ある程度システム対応できていれば、それなりに使える制度になってます。

2. 適正事務処理要件の廃止

上記の記事で触れたとおり、令和3年度制改正においては、適正事務処理要件が廃止されています。

振り返ると、同改正前は、「適正事務処理要件」というものがあり、国税関係書類の受領等から入力までの各事務について、以下に関する社内規程を定めるとともに、これに基づき各事務を処理する必要がありました。

(1) 相互牽制:
相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制

(2) 定期的な検査:
各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続

(3) 再発防止:
各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制

要は、紙段階での改ざん等を防止するための仕組みだったんですが、令和3年度税制改正で、この適正事務処理要件が廃止されたということです。

3. 定期的な検査がネックだった

請求書や領収書といった重要書類を前提とすると、令和3年度税制改正前、書面(紙)の廃棄の障害になっていたのは、上記(2)の定期的な検査です。

具体的には、定期的な検査があるので(1年に1回など)、それまでの間、スキャナ保存を行った国税関係書類の書面(紙)を置いておく必要があったということです。

せっかくスキャンしたのに、紙を置いておく、何とも理解しがたい仕組みになっていたわけです。

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4. 令和3年度税制改正により書面(紙)の早期の廃棄が可能に

一方で、令和3年度税制改正により、令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、この定期的な検査を行う必要がなくなりました

そのため、スキャナで読み取り、「同等確認」を行った後であれば、国税関係書類の書面(紙)は即時に廃棄することが可能になっており、この点は、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【スキャナ保存関係】でも明記されています。

ちなみに、ここでいう「同等確認」というのは、電磁的記録の記録事項と書面(原紙)の記載事項とを比較し、折れ曲がり等がないか等も含めて、同等であることを確認することなので、大した話ではありません。

ただ、「スキャンしたら、普通はチェックするから大丈夫だろう」という発想は、ちゃんとした人の発想なので、こういう場面では危険な発想です。

例えば、経費精算などで、経理部門以外の雑な人がスキャンする場合には一定のリスクがあるということです(笑)

なので、みんなにチェックを徹底してもらうか、経理部門等のチェックが終わるまでは書面(原紙)を保管してもらう等の対応をとったほうがいいかもしれませんね。

私はこういう話は苦手なので、これ以上書きませんけど。

5. 例外的に書面(紙)を保存する必要がある場合

話を戻して、上記のとおり、国税関係書類の書面(紙)の廃棄は可能なのですが、例外的に書面(紙)を保存する必要がある場合としては、以下があります。

(1) 入力期間を経過した場合
(2) 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合

(2)はさすがに何とも言えませんが、(1)については別の機会に触れたいと思います。

逆にいうと、こういうケース以外では、書面(紙)は廃棄可能ということですね。

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6. 税務以外のことも考える必要あり

ただし、上記はあくまでも税務目的(のみ)のお話です。

実際には、多くの企業で、内部統制の一環として相互牽制は行うでしょうし、定期的な検査に類似するものとして、例えば、外部・内部監査対応で書面の保存が必要になれば、一定期間書面を保存することもあるかもしれません。

なので、スキャン後の書面(紙)については、令和3年度税制改正後も「すぐに廃棄していいですよ」とは言えません。

書面(紙)の廃棄に関して、結論として言えることは、「電子帳簿保存法による制約がなくなったので、あとは企業で他の制約を考えながら、自由に決めていいですよ」というところかまでかと思います。

今日はここまでです。

では、では。

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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