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インボイス制度:保存すべき適格請求書等の「写し」とは

前回に引き続き、消費税のインボイス制度(適格請求書等保存方式)についてです。

今回も、売上側の立場で、交付した適格請求書等の写しの保存義務について書きたいと思います。

0. 要点

適格請求書発行事業者には、適格請求書の交付義務のほかに、交付した適格請求書の写しの保存義務もあります。要は控えということですが、交付した適格請求書のコピーである必要はありません。適格請求書の記載事項が確認できる程度の記載があればいいので、複数の適格請求書の記載事項に係る一覧表みたいなものでもOKです。

 

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1. 適格請求書等の写しの保存義務

早速ですが、適格請求書発行事業者には、一定の場合に適格請求書を交付する義務がありますが、もう1つ、交付した適格請求書の写しの保存義務もあります。

要は「控え」を持っておくということですね。

適格請求書の交付義務とセットでまとめると、下図のような感じです。

(出典:国税庁ウェブサイト(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf))

 

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2. 適格請求書の写しの範囲

「適格請求書の写し」というと、交付した適格請求書のコピー(複写)をイメージしますが、Q&A(消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A)において、「適格請求書の記載事項が確認できる程度の記載がされているもの」は「適格請求書の写し」の範囲に含まれることとされています。

で、具体例としては、以下が挙げられています。

  • 適格簡易請求書に係るレジのジャーナル
  • 複数の適格請求書の記載事項に係る一覧表や明細表
  • なので、適格請求書のコピーを取って、それを保存しておくとか、必ずしもそういうイメージじゃないってことですね。

    3. 適格請求書の電磁的記録による保存(2021年8月追記)

    自己が一貫して電子計算機を使用して作成した適格請求書については、その写しを電磁的記録により保存することも認められます。

    例えば、自社のシステムで適格請求書を作成し、それを書面で交付している場合、書面で交付した適格請求書の写しとして、システムで作成したデータを保存する(書類の保存に代える)ことも認められるということです。

    ただし、これには条件があり、電子帳簿保存法の「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存制度」の要件を充足する必要があります。

    令和3年度税制改正で要件が緩和されたので、同改正後は、単純にいうと、「システム関係書類等の備付け」や「見読可能性の確保」という要件を充足し、あとは、税務職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとすれば、それでOKということです。

    4. 適格請求書の写しの保存期間

    なお、適格請求書の写しの保存期間は7年です。

    より正確には、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間保存しておく必要があります。

    今日はここまでです。

    では、では。

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    この記事を書いたのは…
    佐和 周(公認会計士・税理士)
    現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

     

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