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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(電子取引):複数の請求書等が含まれるPDFファイルの分割の可否

引き続き、電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話です。

2022年6月に改訂された「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」の関係で、今回は複数の請求書等が含まれるPDFファイルの分割の可否について書きます(一問一答の改訂自体についてはこちら)。

1. PDFファイルに複数の請求書等が含まれている場合

今回は、1つのPDFファイルに、複数の請求書等が含まれているケースの取扱いです。

Q&A(一問一答)では、「どのように保存すれば検索要件を満たすか」というQになっているのですが、知りたいのは「そのPDFを複数のファイルに分割してもいいかどうか」ですよね。

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2. PDFファイルを分割することの可否

この点については、Q&A(一問一答)に以下のような記述があります。

…例えば、受領したPDFファイルを、その取引ごとにデータの同一性を保持したまま記録事項を変更することなく単にデータを分割し、その分割したPDFファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力して一覧性を持って管理し…ている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。

要は、PDFファイルを分割するのは可ということですね。

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3. PDFファイルを分割する際の注意点

いつものパターンですが、受領したPDFファイルを取引ごとに分割するのは、合理的な方法による編集の範囲内ということのようです。

ただし、取引ごとにデータの同一性を保持したまま、記録事項を変更することなく単にデータを分割する必要があります。まあ、普通に分割すれば大丈夫でしょうけど。

あとは、検索要件を満たすように、分割したPDFファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力し、一覧性を持って管理しておくということですね。

なお、Q&A(一問一答)では、必ずしもこの方法に限られない、としているので、上記が唯一の対応ではないですが、少なくともPDFファイルを分割するのはOKということで。

今日はここまでです。

では、では。

電子帳簿保存法に関するオススメの書籍です(私の本ではないです。紹介記事はこちら)。

 

■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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