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佐和周のブログ

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法:メールで受領したデータを訂正・削除の記録が残るシステムに保存できるか

引き続き、電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話です。

2022年6月に改訂された「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」の関係で、今回は電子メール等で受領したデータを訂正・削除の記録が残るシステムに保存できるかどうかについて書きます(一問一答の改訂自体についてはこちら)。

1. 改竄防止措置

電子取引のデータ保存に係る要件の1つに改竄防止措置があり、典型的にはタイムスタンプの付与がこれに該当します。

ただし、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム等」を利用すれば、タイムスタンプの付与は不要になります(このあたりは以下の記事にまとめてあります)。

 

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2. メールで受領したデータに関する個人的なFAQ

上記の「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム等」については、昨年、結構ご質問を頂いたのですが、その個人的なFAQがQ&A(一問一答)に追加されました(以下のQです)。

電子メール等で受領した領収書データ等を、訂正・削除の記録が残るシステムで保存している場合には、改ざん防止のための措置を講じていることとなりますか。

答えはNOです。

よかった。間違ってなかった。

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3. 訂正・削除の記録が残るシステムを使用する場合の具体的要件

これは、一定のシステム(訂正・削除の記録が残るなど)を使用することにより、改竄防止措置を講じていることとするためには、保存だけではなく、データの授受もそのシステム内で行う必要があるためです。

言い換えると、要件を満たしたシステムで「取引情報の授受」及び「電磁的記録の保存」の両方を行うことが求められるので、「電磁的記録の保存」のみをそのシステムで行ってもアウトということです。

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4. 対応策

対応策としては、そもそもそんなシステムを使わなければいい、ということになります。

Q&A(一問一答)にも書いてありますが、不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程を作っておけばOKで、こっちのほうがよほど簡単です(詳細はこちら)。

今日はここまでです。

では、では。

電子帳簿保存法に関するオススメの書籍です(私の本ではないです。紹介記事はこちら)。

 

■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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