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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法:重要書類のスキャナ保存に係る入力期間制限

今日も電子帳簿保存法におけるスキャナ保存制度のお話です。

今回のテーマは、重要書類のスキャナ保存に係る入力期間制限です。

0. この記事のポイント

重要書類のスキャナ保存に係る要件の1つに、入力期間の制限があります。具体的には、選択肢は2つで、国税関係書類の作成または受領後、速やかに入力するか(おおむね7営業日以内)、業務処理サイクル後、速やかに入力するか(最長で2か月とおおむね7営業日以内)のどちらかです。普通に考えると、後者が良さそうです。

 

 

1. 重要書類のスキャナ保存の要件

まず、重要書類をスキャナ保存するための要件については、以下の記事にまとめました。

電子帳簿保存法:重要書類のスキャナ保存の要件

2. 入力期間の制限

そこでは、「入力期間の制限」とシンプルに書きましたが、スキャナ保存にあたっては、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行う必要があります。

具体的には、以下のいずれかの方法により入力する必要があります。

  • または受領後、速やかに行うこと
  • または受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合)
  • 「速やかに」の意味合いですが、これは取扱通達で明記されており、国税関係書類の作成または受領後おおむね7営業日以内に入力している場合には、速やかに行っているものとして取り扱われます(後者の場合は、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、おおむね7営業日以内に入力している必要があります)。

    この入力期間の制限を要件としているのは、国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的からです。できるだけ早く電磁的記録にすることによって、紙の段階での改竄の可能性を低くしたい、ということのようです。

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    3. 入力期間内に行うべき作業

    ちなみに、上記の「国税関係書類に係る記録事項の入力」については、入力期間内に単なるスキャニング作業を終えていればよいという意味合いではありません。

    すなわち、入力期間内に、以下のいずれかの状態にしておく必要があります。

  • スキャニングした国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された状態
  • その後の当該電磁的記録の記録事項に係る訂正または削除の履歴等を確認することができるシステム(訂正または削除を行うことができないシステムを含む)に格納した状態
  • つまり、入力期間内に、改竄防止という趣旨に沿う形にしておく必要があるということです。

    具体的には、前者については、入力期間内にタイムスタンプを付し、その後の当該電磁的記録の訂正または削除の履歴が確保された状態にすることを意味します。

    また、後者については、令和3年度税制改正により、電磁的記録の記録事項に係る訂正または削除の履歴等を確認することができるシステム(訂正または削除を行うことができないシステムを含む)に入力期間内に電磁的記録を保存したことが確認できる場合については、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができることとされたので、それに対応するものです(これについては、別の機会にもうちょっと書きます)。

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    4. 入力期間の制限(2パターン)

    (1) 速やかに入力する場合

    上記のとおり、入力期間の制限について、1つのパターンとして、(1) 国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成または受領後、速やかに(=おおむね7営業日以内に)行うことがあります。

    これ、本来は国税関係書類の受領等後「直ちに」と言いたいところを、休日等をまたいで入力する場合があることも勘案して、7「営業日」にしてくれてます。

    また、毎日事務所へ出勤しない勤務形態の社員が受領した書類の入力みたいに、業種や業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合があるので、「おおむね」7営業日以内に入力すればセーフという扱いにしてくれてます。

    なので、たぶん税務当局としては、最大限譲歩してくれていて、このパターンで、おおむね7営業日以内に入力できない場合は、基本的に要件違反となります。

    ただし、「災害その他やむを得ない事情」が生じ、保存要件を満たせなかったことを証明した場合には、保存要件を満たしていなくても電磁的記録の保存を行うことができることとされています。特別な事由が存在する場合には、その事由が解消した後直ちに入力することによって、セーフにしてあげよう、ということです。

    「災害その他やむを得ない事情」の意義は、取扱通達で以下のように説明されています。

  • 災害」…震災、風水害、雪害、凍害、落雷、雪崩、がけ崩れ、地滑り、火山の噴火等の天災または火災その他の人為的災害で自己の責任によらないものに基因する災害をいう
  • やむを得ない事情」…災害に準ずるような状況または当該事業者の責めに帰することができない状況にある事態をいう
  • そんな感じの厳しい要件なので、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【スキャナ保存関係】では、「機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合」を例として、明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、上記の取扱いはないということが明らかにされています。

    なお、この取扱いは、以下の(2) 業務処理サイクル後速やかに入力する場合についても、同様です。

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    (2) 業務処理サイクル後速やかに入力する場合

    上記のとおり、入力期間の制限に関するもう1つのパターンとして、(2)   国税関係書類に係る記録事項の入力を「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」行うことがあります。

    これは、国税関係書類の作成または受領から入力までの「各事務の処理に関する規程」(次回お伝えします)を定めていることが前提になります。

    具体的にいつまでなんだという点ですが、最長では、国税関係書類の受領等から2か月とおおむね7営業日以内に入力すればよいこととなります。

    以下、順番にご説明します。

    その業務の処理に係る通常の期間

    まず、通達で、「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成または受領からスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいうとされています。

    つまり、それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間ということです。経費精算なんかはわかりやすいと思いますが、1か月以内とか、月次決算の締めまで(翌月初の数日以内)とか、そういう企業ごとの業務処理サイクルがあると思います。

    仮にその企業の業務処理サイクルが2週間であれば、「その業務の処理に係る通常の期間」は2週間であり、業務処理サイクルが20日であれば、同じロジックで20日になるということです。

    そして、通達では、月をまたいで処理することも通常行われている業務処理サイクルと認められることから、最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。

    その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに

    また、上記のとおり、「速やかに」というのは、「おおむね7営業日以内に」という意味合いです。

    なので、2週間を業務処理サイクルとしている企業であれば2週間とおおむね7営業日以内、20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日とおおむね7営業日以内に入力すればよいこととなります。

    で、最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、国税関係書類の受領等から最長2か月とおおむね7営業日以内に入力すればよいことになります。

    長かったですが、これが最初に書いた結論です。

    2か月の意味合い

    なお、国税庁のQ&A(一問一答)では、最長2か月とは暦の上での2か月をいうことが明記されています。

    例えば4月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長2か月は6月20日であり、そのおおむね7営業日後までに入力すればセーフということです。

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    5. 入力方式の選択と変更

    ちなみに、重要書類について、(1)の「速やかに入力」のパターンと(2)の「業務サイクル後速やかに入力」のパターン(入力方式)については、どちらの方式を採用してもOKです。

    ドMとかじゃなければ、普通は「各事務の処理に関する規程」を作成したうえで、(2)の「業務サイクル後速やかに入力」のほうを選択すると思いますが。

    あと、「速やかに入力」のパターンと「業務サイクル後速やかに入力」のパターンは、課税期間の途中で変更することも認められています。

    今日はここまでです。

    では、では。

    この記事を書いたのは…
    佐和 周(公認会計士・税理士)
    現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

     

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