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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(電子取引):データのバックアップの要否

今日も電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話です。

今回は、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【電子取引関係】をもとに、データのバックアップの要否について、簡単に書きます。

1. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存

2022年(令和4年)1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、データのまま保存する必要があります(そのデータを出力した書面等の保存は不可)。

しかも、データの保存(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等)にあたっては、以下の4つの要件を満たす必要があります。

(1) 改竄防止措置
(2) システムの概要書等の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合)
(3) 見読可能装置の備付け等
(4) 検索機能の確保

このあたりは以下の記事にまとめました。

 

2. 法令上はデータのバックアップは不要

上記の要件には、バックアップデータの保存は含まれていません。

この点について、国税庁のQ&A(一問一答)には、「バックアップデータの保存については法令上の要件とはなっていません」と明記してあります。

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3. 実務上はデータのバックアップが必要

しかしながら、これは電子帳簿保存法への対応とは別に、データのバックアップは必要だと思います。

電子取引については、紙の資料も保存されていないわけなので。監査を受けていたら、「データが消えましたー」とか言いづらいですし。

この点、国税庁のQ&Aでも、以下のような記載があります。

…電磁的記録は、記録の大量消滅に対する危険性が高く、経年変化等による記録状態の劣化等が生じるおそれがあることからすれば、保存期間中の可視性の確保という観点から、バックアップデータを保存することが望まれます。
 また、必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定めるとともに、管理規則を作成し、これを備え付けるなど、管理・保管に万全を期すことが望ましいと考えられます。

なので、電子帳簿保存法上の要件ではないけど、普通はデータのバックアップはとっておくはずです。

4. 電子取引の保存に係る宥恕規定

ちなみに、電子取引の保存に係る宥恕規定については、以下の記事をご参照ください。

 

宥恕規定なので、ちょっと文脈は違いますが、国税庁のQ&A(一問一答)が電磁的記録を完全に消失してしまっているケースに言及していることなんかも書いています。「頑張ってデータを復元させよう!」みたいなノリですけど。

今日はここまでです。

では、では。

■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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