電子帳簿保存法（電子取引）：検索要件なしでデータ保存可能な場合（2024年1月1日以降）
昨日の続きで、電子帳簿保存法における電子取引の制度のお話です。
今回は、国税庁の電子帳簿保存法Q&A（一問一答）【電子取引関係】をもとに、令和5年度税制改正後の検索機能の確保の要件に関して、その要件を充足しないままデータ保存可能な場合について書きます。
目次
1. 令和5年度税制改正後の検索機能の確保の要件
電子取引のデータ保存に係る要件のうち、「検索機能の確保」については、具体的には、以下の要件を満たす必要があります。
(2) 日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(3) 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
上記要件については、令和5年度税制改正で改正があり、令和6年（2024年）1月1日以後の取扱い（要件の緩和）は、以下のとおりです（詳細はこちら）。
➁この場合において、以下の事業者については全ての検索機能の確保の要件が不要
・判定期間に係る基準期間における売上高が5,000万円以下の事業者
・電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている事業者
全ての検索機能の確保の要件が不要とされる事業者のうち後者については、「電磁的記録を出力した書面であって、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものの提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしている場合」には、検索機能の確保という要件は満たさないまま、電子取引のデータ保存が認められるというお話です。
2. 出力書面の整理方法
上記のように、検索機能の確保の要件をパスしたいのであれば、一定の出力書面を整理しておく必要があります。
この点については、取扱通達にもう少し詳しく書いてあり、上記の「取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたもの」の意義は以下のとおりとされています。
➀ 課税期間ごとに、取引年月日その他の日付の順にまとめた上で、取引先ごとに整理する方法
➁ 課税期間ごとに、取引先ごとにまとめた上で、取引年月日その他の日付の順に整理する方法
➂ 書類の種類ごとに、➀または➁と同様の方法により整理する方法
なお、取扱通達では、整理された出力書面をもとに、必要な電磁的記録を探し出せるようにしておく必要があり、かつ、探し出した電磁的記録をディスプレイの画面に速やかに出力できるようにしておく必要があるとされています。
3. 整理整頓しましょう
この点、Q&A（一問一答）には面白いことが書いてあって、「日頃から書面に出力して所定の整理をしておき、税務調査の際に遅滞なく提示または提出できるようにしてください」みたいな感じです。
これは親が子供に「整理整頓しなさい」みたいなノリなので、当局の人も大変だなと思います。
そこまでして電子取引のデータ保存を強制するのは、本当に強い信念を感じます。といっても、「電子データで保存しなさい」と「書面を整理整頓しておきなさい」が共存（併存）していること自体、かなり特異な状況ではありますが。
4. その他の注意事項
ちなみに、Q&A（一問一答）の注意事項で、知っておいたほうが良さそうなのは以下の2点です。
・遅滞なく提示等ができるような準備を事前にしていなかった場合には、検索機能の確保の要件が不要となるための条件を満たしていないと判断される可能性があるため、日頃から書面出力して整理しておくことが望ましい
なお、後者については、電磁的記録を書面に出力する時期については特段の定めはない旨も明記されています。
今日はここまでです。
では、では。
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佐和 周（公認会計士・税理士）
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院（Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら。
