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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(スキャナ保存):入力遅れで期限に間に合わなかった場合

今日も電子帳簿保存法におけるスキャナ保存制度のお話です。

引き続き、重要書類のスキャナ保存の要件の関係ということで、今回のテーマは、入力期限に間に合わなかった場合の取扱いです。

0. この記事のポイント

重要書類のスキャナ保存に係る要件の1つに、入力期間の制限があります。所定の入力期間を経過してしまった場合、それが「災害その他やむを得ない事情」に基づくものであればセーフになりますが、単なるミスであればアウトです。後者のケースに特に救済措置のようなものはなく、元の書類は紙のまま保存する必要があります。

 

 

1. 入力期間の制限

重要書類のスキャナ保存に係る要件の1つに、入力期間の制限があります(以下の記事でまとめました)。

電子帳簿保存法:重要書類のスキャナ保存に係る入力期間制限

選択肢は2つで、国税関係書類の作成または受領後、速やかに入力するか(おおむね7営業日以内)、業務処理サイクル後、速やかに入力するか(最長で2か月とおおむね7営業日以内)のどちらかです。

2. 災害その他やむを得ない事情

ただし、上記の記事でも触れたように、「災害その他やむを得ない事情」が生じ、保存要件を満たせなかったことを証明した場合には、保存要件を満たしていなくても電磁的記録の保存を行うことができます

ただ、これは結構要件が厳しくて、「機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合」のように、明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、この取扱いはないということが明らかにされています。

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3. 入力遅れで期限に間に合わなかった場合

じゃあ、ただ単に(誤って)入力期間を経過してしまった場合はどうなるでしょうか?

これについては、特に救済措置のようなものはありません

つまり、仮に入力しても、スキャナ保存における要件を満たしていない電磁的記録となることから、それをもって国税関係書類の保存に代えることができないということです。

そのため、元の書類は紙のまま保存する必要があります。

ちなみに、以下の記事でも、例外的に紙を廃棄できない場合として、このことに触れています。

 

遅れてスキャンするかどうかは自由だと思いますが(たぶん)、他の取引と同様にワークフロー・システムに乗せるなど、普通の手順でやっておいたほうがいいんだろうなとは思います。

4. 嫌なこと思い出した

そういえば、私も法人勤務時代、経費精算を忘れてて、経理を担当している怖いおばちゃん(大阪なので)にめっちゃ怒られたことがあります。

「上司にも報告する」と言われて、それは当然のことなのですが、上司が私以上におばちゃんにビビっており、「すみません、すみません」みたいな感じになってしまい、それが何より申し訳なかったです。

なお、それについても、特に救済措置はありませんでした。災害みたいなものなんですけどね(反省なし)。

今日はここまでです。

では、では。

電子帳簿保存法に関するオススメの書籍です(私の本ではないです。紹介記事はこちら)。

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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