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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法:データで保存すべき電子取引の範囲と具体例

今日も電子帳簿保存法における電子取引の制度についてです。

今回は、電子取引の範囲について、より具体的に見てみたいと思います。

0. この記事のポイント

電子取引の典型は、メールでPDFの請求書等のデータを受領することですが、ウェブサイト上に表示される請求書等のスクリーンショットをとることもこれに含まれるなど、その範囲は広いものです。電子取引に該当した場合、一定の要件を満たす形でデータを保存する必要があり、逆に紙保存は不可なので、その範囲は正しく理解しておく必要があります。

 

 

1. 電子取引とは

まず、「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

電子取引の制度概要については、以下の記事にまとめました。

 

そこでは、電子取引について、以下の例を挙げました。

  • いわゆるEDI取引
  • インターネット等による取引
  • 電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む)
  • インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
  • これらは明らかに電子取引なのですが、実務的にはもうちょっと具体例がほしいですよね。

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    2. 電子取引の範囲(具体例)

    ということで、国税庁の電子帳簿保存法Q&A(一問一答)【電子取引関係】です。

    そこでは、もっと多くの例が挙げられています。

    具体的には、以下の方法で仕入や経費の精算を行った場合は、いずれも「電子取引」に該当することとされています。

    (1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
    (2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
    または ホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
    (3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
    (4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
    (5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用
    (6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
    (7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

    上記(3)については、取引の相手方と直接取引情報を授受するものでなくても、「請求書等のデータをクラウドサービスにアップロードし、そのデータを取引当事者双方で共有するもの」も取引情報の授受として、電子取引に該当することとされています。

    また、上記(6)の関係で、普通のFAXを使った場合は、取扱通達(以下で抜粋)で、電子取引には該当しないとされています。

    ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱う(以下略)

    ファクシミリ(笑) 懐かしい表現。

    でも、これを電子取引でないと考えるのは、送信側の紙が機器に吸い込まれて、受信側の機器に届いている(なので、書面による取引)という解釈なんでしょうか。だとしたら、FAXの原理を理解できてなくて、ちょっと心配になりますね。

    3. 電子取引に該当することの意味合い

    上記がいずれも電子取引に該当するということは、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければならないということです(電子メールの具体例について、こちらをご参照ください)。 

    従来はデータを出力した書面等の形で保存することも多かったと思いますが、令和3年度税制改正により、その形は認められなくなります。

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    4. 別途書面をやり取りする場合の取扱い

    ただし、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は別です。

    その場合、その原本(書面)を保存する必要があります。

    国税庁のQ&A(一問一答)でも想定されていますが、取引慣行や社内のルール等により、書面のやり取りをやめないケースもありそうですよね(電子取引扱いになるとめんどくさいので)。

    そういうケースでは、データの入手はある意味で「おまけ」という位置付けになるということで。

    5. データ保存にあたっての留意点

    電子取引の種類ごとの具体的なデータの保存方法については、以下の記事にまとめています(例えば、ウェブサイト上に領収書がHTMLで表示される場合、スクリーンショットの保存も可など)。

     

    国税庁のQ&A(一問一答)では、上記のそれぞれのデータ保存に当たって、留意すべき点が挙げられています。

    上記(1)・(2)について

  • 一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能
  • そのため、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与することまたは事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要
  • 対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要なので、データが添付された電子メールについて、メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えない(おそらく(1)についてのみのお話)
  • 上記(3)~(5)について

  • 取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用していれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられる
  • 他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、上記(1)・(2)と同様の点に留意する必要がある
  • 上記(6)・(7)についても留意点が書いてありますが、あんまりメジャーな取引じゃなさそうなので、パスします。

    今日はここまでです。

    では、では。

    ■電子帳簿保存法の電子取引に関する記事の一覧はこちら

     

    この記事を書いたのは…
    佐和 周(公認会計士・税理士)
    現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

     

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