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オススメの仕事効率化グッズ:富士通 ScanSnap(スキャナ)

週末なので雑談です。

今日はオススメの仕事効率化グッズについてです。

もともとスキャナ大好き

いきなりの宣言ですが、私はもともとスキャナを多用する人間です。

たぶん会計士で独立している人はみんなそうだと思うのですが、仕事では大量のデータを扱う必要があり、しかもそこには紙と電子データが混在します。

例えば、普段はメールで資料のやり取りをしていても、最終版だけ(実際に会ったときに)紙ベースでもらったり。そんなとき、わざわざ、「後でファイル送ってください」みたいなことは言わないですよね。

一方、仕事の効率化を考えると、基本的にはすべての資料を電子データで管理すべきだと思います。ファイル名をしっかり統一しておくなどの工夫は必要ですが、「あれ、どうだったかな?」と調べたいときの検索スピードが全然違うので。

普通の記憶力だと、扱うデータ量が増えていくにつれ、だんだん仕事が非効率になっていくので、電子データによる検索を組み合わせることが重要だと思います。その意味で、紙の資料を電子化するスキャナは、私にとって、仕事効率化のための必須アイテムです。

ScanSnap一択らしい

スキャンするのは基本的にオフィスだったとしても、最近は特に在宅勤務で、自宅でもスキャナを使うことは多いです。

私がずっと自宅で使っているのは富士通(PFU)さんのScanSnapシリーズです。

最近は、在宅勤務でますますスキャナを酷使していますが、よく頑張ってくれています。

いま使っているのは1つ前のモデル(たぶん)ですが、最新のものは以下のScanSnap iX1600ですね。

 

例によって何も調べずに、同僚の「ScanSnap一択」というアドバイスに従って買いました。

実際に使ってみると、めちゃくちゃ使い勝手が良いです。スキャンのスピードとかOCRの精度とか、コストパフォーマンスでいうとかなり優れてると思います。いまやこれ無しでは仕事が成り立たないレベルというか。

ちょっと高いですけど、私にとっては、過去最高の投資効率をもたらした投資だと思っています。

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仕事での使い方

いまは在宅勤務が中心なので、紙の資料のやり取りはだいぶ減りましたが、仮にやり取りが電子データだけになっても、私はスキャナをめちゃくちゃ使うと思います。

私の場合、自分が書いたものをチェックするのは紙ベースでないとダメなのですが(ワイヤレス・ディスプレイについては、こちら)、他の人が書いたものを読むのは、基本的にPCの画面上で問題ないです。

ただ、他の人が書いたものでも、真剣に読まないといけない資料は、基本的に打ち出します。そうしないと、頭の中が整理しづらいというか。。。

で、手書きでメモを書き込んで、それをまたスキャンして、それをオリジナルのデータとセットで電子データ保存すると。

そもそも打ち出さなければいいんですけどね。まあ、おじさんなので、完全にはデジタルに切り替わらない感じです。

日常生活でも便利

ちなみに、日常生活でも色々と書類はあるので、仕事以外でもスキャナは活躍します。

一番いいのは、捨てるかどうか迷う書類について、「捨てる」・「残す」のほかに、「スキャンして捨てる」という選択肢が得られることです。

これにより、部屋がスッキリして、奥さんの機嫌も良くなります。スキャナのおかげで、ちょっと日常生活も変わった気がします。

それにしても、会計士協会とか税理士会みたいな専門家の団体って、何であんなに紙を送ってくるんでしょうね。メールでいいのに。そういう紙の資料を作ることが団体内部の雇用を生んでいるのなら、それはそれでいいのかもしれませんけど。

明日に続きます。

 

この記事を書いたのは…
佐和 周(公認会計士・税理士)
現 有限責任 あずさ監査法人、KPMG税理士法人を経て、佐和公認会計士事務所を開設。専門は海外子会社管理・財務DD・国際税務など。東京大学経済学部卒業、英国ケンブリッジ大学経営大学院(Cambridge Judge Business School) 首席修了 (MBA)。詳細なプロフィールはこちら

 

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